Factures impayées et recouvrement : 5 trucs

Parfois, il n’y a pas d’intention de ne pas payer. Votre débiteur a peut être perdu votre facture ou il n’a peut-être simplement pas eu le temps de la payer. Vous devriez alors commencer par envoyer une lettre de rappel. Non seulement cette dernière suffit dans la majorité des cas, mais dans la mesure où l’on reste poli, elle permet de préserver des bonnes relations avec vos partenaires d’affaires. Nous recommandons de ne pas faire plus de trois relances, après quoi il serait possible que le débiteur ne vous prenne plus au sérieux. Si le montant en vaut la chandelle, une relance téléphonique peut valoir la peine.

Conseil pratique : vous n’avez pas besoin d’envoyer cette lettre par courrier recommandé. Un simple courriel suffit.

Si vous ne vous faites pas payer, la seconde étape est d’envoyer une mise en demeure. Vous pouvez la faire vous-même, mais il est parfois préférable de consulter un avocat afin que celui-ci la fasse, ou encore par un système automatisé comme celui de OnRègle, pour deux raisons : (1) la crédibilité de la menace : une lettre officielle a généralement plus de poids; et (2) il peut être important de vous faire guider pour que la mise en demeure soit efficace. Pour être capable de faire la preuve que cette dernière a été reçue, vous devez utiliser un système d’envoi qui vous donnera une preuve de sa réception. Si la dette est substantielle, vous pouvez considérer de faire livrer cette lettre par huissier : l’impact sera plus fort. Pour en savoir plus sur la mise en demeure, cliquez ici.

Conseils pratiques : pour réduire vos coûts, nous vous suggérons d’envoyer la mise en demeure par courrier recommandé. Nous vous conseillons également d’utiliser OnRègle comme outil pour vous guider, car ce type d’outil est en moyenne dix fois moins cher qu’un avocat.

L’objectif du recouvrement est de récupérer la plus grande partie des factures impayées. Souvent, la menace de « trainer quelqu’un à la Cour » va faire en sorte que cette dernière va payer. Cependant, ce n’est pas toujours le cas. Aujourd’hui, un procès civil de deux ou trois jours coûte en moyenne plus de 20 000$*. De plus, vous n’êtes jamais sûr d’avoir gain de cause et vous faire représenter par avocat pourrait coûter cher. Nous suggérons donc d’utiliser tous les outils à votre disposition afin d’éviter ces frais. OnRègle offre notamment de négocier en ligne, afin de régler votre conflit à l’amiable.

Conseils pratiques : même si vous avez des doutes sur les intentions de l’autre partie, maintenir un canal de négociation ouvert en tout temps (24 heures/7 jours) pourrait vous donner plus de chances de régler.

*Selon les chiffres de la revue Canadian Lawyer.

Même si vous n’êtes pas certain de vouloir aller de l’avant avec un procès, en effectuer la demande peut pousser votre débiteur à vous payer. Garder en tête qu’un procès pourrait également coûter cher à la partie adverse. La Cour des petites créances est un moyen de minimiser vos frais, car vous n’avez pas besoin d’engager un avocat. De plus, les délais sont plus courts et la procédure moins complexe, ce qui vous permet de faire une grande partie du travail vous-même. Au Québec, la facture ne doit cependant pas dépasser 15 000$. Il est important que vous gardiez toute trace de la transaction intervenue avec la partie adverse : courriels, contrats, factures, etc.

Conseils pratiques : OnRègle offre un service clé en main. Selon les informations que vous fournissez, OnRègle génère automatiquement la demande et s’occupe de toutes les significations et des échanges de courrier. Ceci vous permet également d’avoir une demande plus crédible et construite selon les meilleures pratiques. (À venir.)

Si vous avez souvent des problèmes de recouvrement de créance, il est important pour vous d’optimiser vos manières de récupérer l’argent qui vous est du. La meilleure manière est de concentrer vos efforts sur ce qui fonctionne. Il est possible que vous perdiez moins de temps à envoyer rapidement une mise en demeure et/ou une demande en justice. Après plusieurs tentatives, vous serez capable d’identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Vous pourrez donc écourter vos procédures pour vous concentrer sur ce qui est efficace.

Conseils pratiques : pour minimiser vos comptes à recevoir, nous vous suggérons de développer des politiques claires et de faire signer des contrats simples et clairs à vos clients. En plus de constituer de la preuve, vous pourrez les reproduire à ces derniers pour leurs rappeler leurs obligations.